Software voor de advocatuur: 4 praktische en direct toepasbare tips

Software voor de advocatuur is vaak een heikel punt binnen ieder advocatenkantoor. Veel gestelde vragen zijn dan welk pakket er aangeschaft moet worden of welke tools er in huis gehaald moeten worden. Na een tijd ziet u door de bomen het bos niet meer en heeft u geen idee welke software u voor uw advocatenkantoor moet kiezen. Wij hebben voor u vier tips op een rij gezet waar het meeste besparingspotentieel zit.

Software voor de advocatuur: Web v.s. stand-alone

In de zogenaamde ‘legal tech’ branche, bestaande uit leveranciers van software voor advocaten, is er al direct een onderscheid te maken tussen twee belangrijke begrippen: Web en Stand-alone. Kiest u voor een zogenaamde web versie (internet applicatie) of een stand-alone oplossing? In het eerste geval vergroot u thuiswerk mogelijkheden en maakt u met de software uw advocatenkantoor een stuk flexibeler. Daarnaast geniet u voordelen als extern beheer en een up-to-date werkomgeving. In het geval van een ‘stand-alone’ programma heeft u het voordeel dat u niet in uw web browser hoeft te werken maar gewoon uw huidige programma’s kunt blijven gebruiken. Let wel op hoge configuratie of opstart kosten bij het kiezen voor een stand-alone software oplossing voor uw kantoor. Dit omdat de software op iedere computer binnen uw kantoor geïnstalleerd dient te worden en er ook vaak een netwerk interface aangelegd dient te worden door. Iets waar de meeste advocaten absoluut geen tijd of ervaring mee hebben waardoor de kosten kunnen oplopen bij het uitbesteden van een zogenoemde stand-alone software oplossing.

Welke advocatuur software?

Als u heeft gekozen tussen een web of een stand-alone uitvoering rest nog de vraag welke pakket(ten) u gaat aanschaffen. Dat is geheel afhankelijk van de behoefte van uw kantoor. Ben u bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan facturering en urenregistratie dan is het aan te raden om een pakket te kiezen die hier in voorziet. Uit onderzoek is echter gebleken dat de meeste winst zit in het digitaliseren van uw documentbeheer. Waarom? Omdat dit uw kern activiteit omvat als advocaat. U bent namelijk als advocaat 60 procent van de tijd op een werkdag bezig met het verwerken van informatie. In de traditionele vorm gaat dit op papier en in de moderne vorm digitaal in de standaard kantoor toepassingen Adobe Acrobat of Microsoft Office. Vanzelfsprekend heeft hier een kleine procentuele efficiency verbetering al veel gevolgen voor de kostenbesparingen op jaarbasis. Uit onderzoek van Gartner blijkt dan ook dat de gemiddelde advocaat 22 procent van de tijd op een werkdag bezig is met het zoeken en hercreëren van documenten. Deze tijd kan met het toepassen van goede document management software voor de advocatuur verlaagt worden tot ongeveer 5 procent. Gecombineerd met een gemiddeld hoog uurloon levert dit jaarlijks een forse besparing op die kan oplopen tot een modaal jaarsalaris per advocaat per jaar. Onderstaande infographic levert een totaalbeeld van wat er binnen uw kantoor allemaal bespaart kan worden. Niet geheel onlogisch dat we verder in het artikel ons dan ook focussen op vier tips omtrent goed documentbeheer binnen uw kantoor. Welke processen kunnen er bijvoorbeeld door middel van software voor de advocatuur geautomatiseerd worden voor advocaten?

Email management software

Vaak heeft een advocaat geen tijd om uitgebreid email bijlagen een goede plaats te geven in een aparte map op zijn computer. Daarnaast is een bijlage dan ook niet inzichtelijk op het moment dat de advocaat thuis werkt of wanneer zijn collega de bijlage nodig heeft. Daar kunt u met software voor advocaten veel op besparen: Met Files42 bieden wij onder andere geïntegreerd email management. Dit houdt in dat email bijlagen eenvoudig en volledig automatisch in de juiste map worden opgeslagen en zo nodig inzichtelijk zijn voor uw collega’s. U verlaagt hiermee de eerder genoemde 22 procent van de tijd die één van uw advocaten bezig is per dag met het zoeken naar documenten omdat deze sneller voor handen zijn. Een collega hoeft bijvoorbeeld niet eerst gebeld te worden met de vraag of hij het gezochte document in het systeem wilt plaatsen. Ook eigen e-mail bijlagen zijn altijd voor handen onder het juiste dossier. De advocaat kan hiermee eenvoudig zijn bijlagen terug vinden en hoeft dus niet langer meerdere e-mails na te gaan voor het vinden van het juiste document. Onderstaande video helpt u daarnaast uw berichten zelf te organiseren met behulp van vier praktische tips voor uw e-mail box.

Samenwerken in documenten

Kent u dat? Uw collega heeft zojuist in een document gewerkt en u heeft niet de laatste versie voor handen. U moet hem of haar eerst vragen het document te updaten om vervolgen eindelijk aan het werk te gaan. Zorg bij het kiezen van documentbeheer software voor de advocatuur er voor dat u buiten het daadwerkelijke documentbeheer ook de documenten die u opslaat direct kunt bewerken binnen het software programma. In geval van een web-based oplossing betekent dit dat u afscheid kunt nemen van dure software licenties zoals Adobe Acrobat en MS Office. Met Files42 bieden wij geïntegreerde Adobe PDF en Microsoft Office compatibiliteit. U kunt deze documenten dus gewoon openen en bewerken in uw document management software systeem. Tegelijkertijd in hetzelfde document werken? Dat is ook geen probleem met Files42: U ziet live updates van wat uw collega aan het schrijven is en kunt tevens met hem of haar communiceren door middel van ingebouwde chat mogelijkheden. Bekijk onze promo video om een eerste indruk te krijgen van hoe u met Files42 direct kan werken binnen Microsoft Office en PDF documenten

Eenvoudig documenten faxen

Veel advocaten faxen nog op de ouderwetse manier: Vellen papier door een faxapparaat halen om vervolgens het papier, terwijl het nog warm is van de printer, door de papiervernietiger heen te halen. Erg zonde! Klinkt dit u bekend? Zorg dan dat uw softwareleverancier voor de advocatuur een geïntegreerde fax mogelijkheid aanbiedt. Het liefst één die gebruik maakt van een analoge verbinding, want dat is net zo betrouwbaar als een regulier fax apparaat. Binnen Files42 bieden wij geïntegreerde fax mogelijkheden via een analoge verbinding voor advocaten. U hoeft enkel op de knop ‘faxen’ te drukken en u fax wordt naar het door u opgegeven nummer verstuurd. Buiten de tijdsbesparing die u dit oplevert brengt het ook veel gemak met zich mee.

Documenten delen en bewerken

U wilt met externen een document delen? Of een hele zaak? Dat kan eenvoudig! Wanneer u zorgt voor goede documentbeheer software voor advocaten kunt u veelal met één druk op de knop documenten delen met externen. U krijgt dan een link die u kunt e-mailen naar de ontvanger. Met een wachtwoord kunt u het document beveiligen. Ideaal wanneer het om privacy gevoelige informatie betreft. Gaat u dit documenten later bewerken of voegt u extra documenten aan een dossier toe? Dit wordt automatisch met Files42 bij de ontvanger van de link bijgewerkt zodat deze ook voor hem inzichtelijk zijn. Met Files42 helpen wij u doormiddel van eenvoudige en goede software voor de advocatuur het bovenstaande bespaarpotentieel te realiseren. Neem contact met ons op voor meer informatie of download ons whitepaper voor onze tien tips om te winnen met document management voor de advocatuur of lees meer over Software voor de advocatuur.